Phase Null

Wir sind oft so enthusiastisch, voller Vorfreude, voller Ideen und Tatendrang, dass wir übereilt handeln und das Projekt ohne gesamtheitliche Zielsetzung und damit nicht optimal in Angriff nehmen. Wir von remco wissen, was alles in Immobilien- und Bauprojekten passieren kann, welche Aufgabenstellungen zu berücksichtigen sind und an welchen Stellen es oft hakt. Dazu kommen neue Herausforderungen wie die veränderte Wirtschaftslage, der umfassende Themenkreis „ESG“ und die besonderen Anforderungen daran sowie der große Einfluss des Themas „Mensch im Projekt“.

Unsere Vision ist es, dass Projekte von Anfang an in einem kooperativen, kollaborativen Prozess und mit einem klaren Projektziel so erarbeitet werden, dass alle Ressourcen, die zur Verfügung stehen, bestmöglich und effizient genutzt werden.

 

Deshalb ist es essenziell, dass wir bereits VOR der eigentlichen Projektentwicklung kurz innehalten, strategisch planen, den Blick auf die Metaebene richten und alle wesentlichen Themenbereiche berücksichtigen. Wir bezeichnen diese wegweisende Phase eines Projektes als „Phase Null“.

 

Was verstehen wir nun konkret unter der Phase Null?

Die Phase Null bildet die Basis für die Projektentwicklung, mit der das Projekt von allen Beteiligten auf Grund einer klaren Zieldefinition und einem optimalen Kollaborations- und Kommunikationsrahmen bestmöglich entwickelt und realisiert werden kann. Klare Projektziele und eine professionelle Projektkultur zwischen allen Beteiligten sind also unabdingbar.

 

Die Phase Null ist jene Phase, in der Grundlegendes definiert und geklärt wird, damit die Prozesse während der Projektentwicklung und letztendlich in der Projektrealisierung bestmöglich laufen. Mögliche „Problemfelder“ werden hier eruiert und idealerweise schon vor dem eigentlichen Projektstart gelöst.

Zur besseren Veranschaulichung stellen wir gerne den Vergleich der Projektentwicklung mit einer Bergtour an. Die Phase Null stellt hierbei die essenzielle Phase der Vorbereitung auf den Aufstieg dar.

Haben Sie schon einmal eine erfolgreiche Bergtour unternommen? Welche Vorbereitungen sind dafür nötig?

1.    Auswahl der Ausrüstung

Womit müssen wir uns und unser Team ausstatten?

Wie müssen wir unsere Ausrüstung wählen, um unser Ziel bestmöglich zu erreichen?

2.    Zusammenstellung des Teams

Welche Personen begleiten mich auf meinem Weg mit welchem Mindset?

Im Laufe der Projektentwicklung können auch neue Teammitglieder hinzukommen, andere wegfallen – das Team kann sich verändern. Dieser Bereich der Phase Null ist für uns ein entscheidender Faktor, denn nur gemeinsam kommen wir optimal zum Ziel.

3.    Wahl der Route

Welche Route wählen wir, um unser Ziel bestmöglich zu erreichen?

             

All diese Aspekte müssen wir sorgfältig planen und können sie nicht erst wählen, wenn wir bereits mit der Bergtour begonnen haben.

Daher sollte für jede Bergtour genauso wie für jede Projektentwicklung das Motto gelten: „Preparing before doing!“ Erst wenn diese Schritte klar sind und von allen Teammitglieder verstanden werden, können wir mit dem Aufstieg beginnen.

Was braucht es in der Phase Null?

Zunächst benötigt es vor allem die Bereitschaft der Projektinitiatoren, eine solche Phase vor der Projektentwicklung zu etablieren. Ist diese Bereitschaft vorhanden und wird auch von allen Beteiligten mitgetragen, sind folgende Faktoren erforderlich:

 

• Kreative Ideen
  Alte Denk- und Handlungsmuster sollen aufgebrochen, die Sachverhalte neu gedacht und geregelt werden. Raum für kreative Lösungen wird geschaffen.
• Konfliktpotentialanalyse
  Sie stellt ein wichtiges Instrument in der Phase Null dar, um Konfliktpotentiale frühzeitig zu erkennen: wo gibt es Reibepunkte, die Projekte negativ beeinflussen bzw. das Projektziel gefährden können?
• Klarheit
  Es gilt, alle wesentlichen Elemente klar herauszuarbeiten, die den Projektinitiator und alle Stakeholder betreffen. Klare Vorstellungen und klare Bilder sind wichtig, um zu wissen, wohin die Reise geht und am Ende der Phase Null auch klare Entscheidungen treffen zu können.
• Vertrauensaufbau
  Vertrauen ist die Basis für eine gute und nachhaltige Zusammenarbeit, weshalb ihm von Beginn an ausreichend Aufmerksamkeit geschenkt wird.  
• „Basis Projektentwicklung“ und „Kompass Projekt-Kultur-Steuerung“
  Diese beiden Dokumente bilden das Ergebnis aller Prozesse der Phase Null ab und stellen eine Leitlinie für das gesamte Projekt dar (siehe dazu „Ziel der Phase Null“).