Projekt "Weihnachten"

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Projekt "Weihnachten"

remco new way
Veröffentlicht von Conny Exß in Projektmanagement · 27 Dezember 2022
Tags: WeihnachtenProjekte
Projekt „Weihnachten“
 
 
27.12. Start des neuen Projekts „Weihnachten“.
 
Phase 0+ beginnt: der Projektauftrag mit genauem Ziel ist da (wie jedes Jahr), die Lessons Learned-Liste vom Vorabend vollkommen klar vor Augen und endlos lang. Die Projektdauer beträgt wie immer 363 Tage und die ersten Ideen zur Umsetzung entwickelten sich schon über Nacht.

 
Wir dürfen vorstellen: Das Unternehmen „Fam. Müller“ setzt folgende Mitarbeiter*innen ein: die Projekthauptverantwortliche Frau Mama [PLM], den Bereichsleiter Herr Vater [BLV], die Controllerin Frau Oma [CLO] und die Projektteammitarbeiter*innen Herr Peter [MAP], Frau Luise [MAL] und Herr Kleinkarli [MAK]. Alle weiteren Stakeholder sind gut bekannt und es kann losgehen!


 
Mit gutem Vorsatz plant PLMama, dieses Projekt diesmal anders anzugehen und alles gut vorbereiten zu wollen. „Dieses Weihnachten wird es kein Stress und endet nicht im Chaos! Schon von Beginn an werden Ideen gesammelt, alle Stakeholder rechtzeitig in die Planung miteingebunden und das Projekt zielorientiert, professionell und entspannt umgesetzt.

 
In den ersten Monaten des neuen Jahres werden natürlich noch andere „Klein-Alltags-Projekte“ in der Abarbeitung bevorzugt und nur tendenziell Geschenkideen für die Planung notiert. Auch das mittelgroße Projekt „Sommerurlaub“ beansprucht viel Aufmerksamkeit vom Projektteam, sodass es sich ergibt, dass erst ein kurzer Radiohinweis in 3 Monaten ist Weihnachten einen kleinen Schock auslöst.

 
Sch….! STOP, Ruhe bewahren! Was habe ich nochmal in dem Resilienz-Seminar gelernt? Tief atmen…! Okay, ein Schritt nach dem anderen.“
 
„Wenn wir jetzt mit der Projektentwicklung beginnen, sind wir absolut noch in der Zeit“ beruhigt BLVater das Team, obwohl er eigentlich in keinster Weise eine Ahnung davon hat, um welchen tatsächlichen Ressourcenaufwand es sich zu diesem Zeitpunkt handelt.
 
„Dazu sage ich jetzt lieber nichts...“. Aber, kein Problem, die erfahrene PLMama lässt sich, nach einem kleinen Schock, wieder ruhig auf ihren Hocker fallen und beginnt mit der groben Planung.

 
Okay, Pos.1 "Geschenkliste" aktualisieren und entsprechend einkaufen, Pos. 2 "Terminplan für die Vorweihnachtszeit" inkl. der verschiedenen Weihnachtsfeiern und Punschtermine, Pos. 3 "Kekse backen" nicht vergessen; einmal zum Spaß mit MAK, einmal für die Verteilung in der Verwandtschaft und dann die Schul- und Kindergartengruppen nicht vergessen. Achja, die Termine aus der Schule und dem Kindergarten müssen noch bei Pos. 2 ergänzt werden; nun noch die Essensplanung für Weihnachten und schon ist die grobe Vorplanung fertig. Perfekt, da kann ja nichts mehr schiefgehen.
 Halt! Da muss ja auch noch die Terminplanung für den Weihnachtsabend und die Weihnachtsfeiertage bei Pos. 2 dazu, denn sonst gibt es wieder die Familiendiskussion, angeleiert von Tante Frieda, warum Onkel Alfred und Tante Elisabeth als erstes besucht worden sind…; "Ich muss unbedingt ein extra Stakeholdermapping machen, damit ich diesmal nicht vergesse, jede*n rechtzeitig mit einzubeziehen und vorab klären kann, wer welche Interessen zum Abschlussfest hat.“
"Aber, mit guter Vorplanung ist das alles kein Problem, vor allem wenn sich BLVater raushält.“
 
Die Planung ist fertig und der Alltag läuft weiter. Die zwischenzeitlichen sehr unterschiedlichen Forderungen aus den Nebenprojekten "Arbeit" und "Schule" verlangen gerade zu dieser Zeit ein wenig mehr Aufmerksamkeit. Aber das Projekt läuft ruhig und wenig auffällig vor sich hin; oder sollte man besser sagen, dass die Zeit so vor sich hin weiterläuft?!
 
Mit Beginn der Adventszeit gibt es mehr Konzentration auf das Hauptprojekt "Weihnachten". Die Stimmung ist gut, es schneit ein wenig, der Maroniduft liegt in der Luft und das erste Kekse backen mit MAKarli ist ein voller Erfolg, auch wenn es zwei Wochen später als im Projektterminplan vorgesehen stattfindet. Als weitere Zusatzleistung erhöht ungeplanter Weise BLVater unabgestimmt die Teilnehmer*innengröße durch Einladen der Nachbarskinder. Was dazu führt, dass PLMama bis in die Nacht hinein die Riesenmengen Teig noch fertig verarbeiten muss. Nun ja, nicht nur diese Nacht muss für das Teilprojekt „Kekse backen“ genutzt werden, auch weitere zwei Nächte braucht es, die Mengen an Keksen für Schule, Kindergarten und Verwandtschaft fertig zu stellen. Aber auch dieses nimmt irgendwann sein Ende!
Teilprojekt mit dreiwöchiger Verspätung abgeschlossen!
 


„Jetzt gönne ich mir eine kleine Auszeit“, schnauft PLMama, setzt sich auf die Couch, schaltet den Fernseher ein und…“NEIN, das kann nicht wahr sein! Warum brennen bei dem Moderator schon 4 Kerzen auf dem Adventskranz?“ Ende mit der Auszeit.
 
„Wo ist die Geschenkeliste? Wer kommt eigentlich alles zum Weihnachtsessen? Wen müssen wir wann besuchen fahren? Oh Gott, wir brauchen noch ein Familienfoto und müssen es mit Weihnachtskarten verschicken? PANIK!“ Erster Schritt: Ruhe bewahren, zweiter Schritt: ein Schnaps! Dritter Schritt: durchs Haus schreien: Peter, Luise antreten – Notfall!!!“
 
MAPeter und MALuise kommen nach wiederholten „freundlichen“ Aufforderungen endlich zum Notfallmeeting. Die Zeit drängt und es müssen noch viele Aufgaben erledigt werden. Daher werden die Rollen neu vergeben und es wird alles ein wenig unkonventioneller abgearbeitet:
 
„Peter, nimm unser Familienfoto vom letzten Jahr, bearbeite es ein wenig auf Photoshop und mach die Weihnachtspost fertig. Schreib unseren Weihnachtsgruß irgendwie um und raus geht´s.“ „Das Foto ist 4 Jahre alt!!! Kleinkarli ist noch ein Baby!“ „Dann streng dich an, sei kreativ, wozu gehst du auf eine Kunstschule!“. MAP verlässt kopfschüttelnd das Meeting.
 
“Luise, hier ist die Geschenkeliste und Geld. Kaufe entsprechend der Liste oder was du halt so bekommst“
 
Aber das kannst du doch nicht machen!“, kam es von CLOma aus dem Controllingraum, „du kannst doch nicht dem Kind (Anmerkung: Luise ist 16 Jahre alt) den Weihnachtgedanken zerstören und es alle Geschenke kaufen schicken. Vielleicht noch das eigene? Das geht doch nicht!“.
 
Aus Rücksicht vor der Weihnachtszeit führen wir hier jetzt nicht die Detailgespräche zwischen PLMama und den restlichen Teammitgliedern CLOma, MAPeter bzw. MALuise an, da dies den Rahmen sprengen würde und auch ein paar Worte nicht ganz zur weihnachtlichen Stimmung passen…


Leider hat auch BLVater vor lauter vorweihnachtlicher Netzwerktreffen seine Hauptaufgabe „das Einkaufen“ vergessen.
Entsprechend dem Termindruck gibt es nun kein Stakeholdermapping, kein abgestimmtes Essen und auch keinen Detailplan für das Abschlussevent mit allen darauf folgenden Terminen.
PLMama hat nur mehr Zeit zu handeln, um das Projekt irgendwie rechtzeitig übergabereif zu schaffen. Morgen ist Heiligabend!
 
1. Einkaufen; 2. Baum dekorieren; 3. Kochen…alles andere ergibt sich von selbst.
 
Natürlich ist jetzt der Zeitpunkt für den Materialeinkauf nicht unbedingt der günstigste. Kurz gesagt, BLVater schafft es nicht mehr in den Bioladen, denn dieser ist schon geschlossen. Also geht es nur noch schnell ums Eck zum Diskonter. Die ursprüngliche ökologische Ausrichtung des Projektes aufgrund der Klimaentwicklung „dieses Jahr wollen wir vegetarisch essen“ wird kurzerhand gestrichen. BLVater kauft, was noch vorhanden ist, denn seine PLMama wird schon irgendetwas Tolles daraus zaubern.

 
Heiligabend:
 
“Es muss alles gleichzeitig geschehen, sonst wird es nicht zeitgerecht fertig“, erörtert PLMama beim Frühstücksmeeting ihrem Team.
 
BLVater: holt den Baum von der Terrasse (wenigstens gibt es schon seit Jahren einen Lebendbaum, welcher automatisch zeitgerecht geliefert wird….und auch wieder abgeholt)
 CLOma: schmückt den Baum
 MAPeter: kümmert sich um Weihnachtspost und Raumdekoration
 MALuise: kümmert sich um die Geschenke
 Kleinkarli wird von BLVater zu den Nachbarn gebracht.
 
Und PLMama übernimmt das Kochen! "Was koche ich eigentlich? Alles von der Liste ist nicht im Kühlschrank zu finden. Wo ist BLVater, ich brauche Informationen von ihm!". „Der ist noch nicht wieder von den Nachbarn zurück“, erläutert MALuise.
 
Na gut, PLMama ist eine erfahrene Projektleiterin und erarbeitet schnell einen Lösungsweg aus den vorhandenen Zutaten: „Ich schneide alles auf und wir machen Raclette.“
 
Es klingelt an der Tür. Hat BLVater seinen Schlüssel vergessen? Nein, vor der Tür stehen Tante Frieda, Onkel Alfred und Tante Elisabeth. „Frohe Weihnachten! Es war eine wunderbare Idee, dieses Jahr Weihnachten gemeinsam zu feiern! So müssen wir nie wieder über die Besuchsreihenfolge diskutieren.“ Während die drei ohne Rücksicht auf Verluste durchs Erdgeschoss stürmen, die Wohnzimmertür aufreißen, um zum Weihnachtsbaum zu kommen, fällt PLMama langsam wieder ein, dass sie dieses ja auf ihrer „Lessons Learned-Liste“ notiert hat, welche sie seit letztem Jahr nicht mehr in der Hand gehabt hat.
 
Auf einmal kommen Schreie aus dem Wohnzimmer! PLMama läuft sofort zum Ort des Geschehens und sieht alle Anwesenden wild in den Baum schlagen. „Was ist hier los? Ihr entnadelt gerade den Weihnachtsbaum.“ „Ja aber nur, um Minki aus dem Baum zu holen. Der Kater ruiniert die komplette Weihnachtsbaumdeko“, beschwert sich COLOma. Nun sieht PLMama die Ursache. CLOma kann nicht mehr so gut sehen und setzt auch prinzipiell nicht ihre Brille auf. Dementsprechend passierte es, dass sie die bunten Katzenspielzeuge als Deko für den Baum nahm. Kaum war die Wohnzimmertür offen, lief Minki herein und sprang in den Baum, um sich in ihrem wunderbaren Katzen-Adventurepark auszutoben. Schließlich sind hier all ihre Spielsachen aufgehängt.
 
Ich denke, es ist jedem*r Leser*in klar, in welcher Verfassung der Weihnachtsbaum am Ende dieser Aktion ist. Und pünktlich, nachdem die Überreste so gut wie möglich mit der Hilfe aller wieder aufgebaut sind und das Weihnachtsessen vorbereitet auf dem Tisch steht, wankte BLVater, sichtlich angeheitert, mit Kleinkarli an der Hand in den Raum: „Liebe PLMama, so einen hässlichen Weihnachtsbaum hatten wir noch nie und warum ist das Essen in rohen Teilen auf dem Tisch verteilt? Wir wollten doch ein perfektes Weihnachten dieses Jahr schaffen? Jetzt war ich extra lange bei den Nachbarn mit Kleinkarli, habe mich geopfert, dort Punsch zu trinken und Kekse zu essen, nur damit ihr hier genügend Zeit habt, alles herzurichten... und dann das!“
 
Auch hier spare ich mir, das Wortgefecht weiter auszuführen, um den Weihnachtsrahmen aufrecht zu halten.
 „Halleluja!“


Eine Woche später findet am 31.12. das jährliche Netzwerktreffen in der Nachbarschaft statt und alle BLVs berichten mit stolz geblähter Brust, dass auch dieses Jahr das Projekt „Weihnachten“ perfekt gelungen ist. Wie immer führten die frühzeitige Planung und das Berücksichtigen der extrem wichtigen „Lessons Learned-Ergebnisse“ dazu. Es wird sich dazu gegenseitig gratuliert, wie innovativ gearbeitet worden ist und wie kollaborativ sie gemeinsam mit ihrem Team alles gemeistert haben. Auch die Green Deal-Vorgaben werden schon voll gelebt!

 
„Auf eine wunderbare Zukunft! Prosit Neujahr!“


 
 


Das remco-Team wünscht erholsame Weihnachtsferien und einen guten Rutsch ins Jahr 2023!
 
 
Autor: Conny Exß


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