Teamkonflikt

Praxisbeispiel akut: Teamkonflikt

Ein erfahrener Bauherr eines großvolumigen Projektes sieht in den Meetings seines Projektteams in der Initialphase Probleme in der Zusammenarbeit aufkommen. Relativ schnell verlagert sich dies zusätzlich in die schriftliche Kommunikation und Themen beziehen sich immer mehr auf Probleme anstatt auf Lösungswege. Das Projekt stockt und ein Gefühl des „nichts geht weiter“ schleicht sich ein.

 

Aufgrund eines eskalierten Jour Fixe wird der Entschluss gefasst, externe Konfliktmanagementunterstützung zu holen.

Auftragssituation: Es gab für 41 Teammitglieder aus 7 unterschiedlichen Firmen nur einen zeitnahen Termin für einen Tagesworkshop; gute Teamarbeit sollte wieder hergestellt werden.

Vorarbeit:

Als erstes fanden zwei Vorgesprächsrunden statt, eine mit der Projektleitung und eine mit der Projektkoordination. Diese ergaben schon ein gewisses Bild über die aktuelle Herausforderung. Im weiteren Schritt wurden an alle Teilnehmer*innen [TN i.d.F.] Fragen gesendet, welche sie beantworten und NUR an die Mediatorin senden sollten. Hier handelte es sich vor allem um Sachfragen zum Projektstatus und im Weiteren um eventuelle Lösungsideen.

 

Das Mediator*innenteam bestand aus drei Personen. Gemeinsam analysierten sie die Ergebnisse aus den Vorgesprächen und den eingegangenen E-Mails und setzten das Setting des Tagesworkshops auf. Es zeigte sich schnell, dass es nur wenig Kontakt zwischen den Projektmitgliedern gab und dabei auch eine Vertrauensbasis fehlte, um schnelle Lösungswege gemeinsam zu finden. Denn die Lösungsideen waren vorhanden, konnten aber anscheinend nicht im Team besprochen werden.

-   Setting für guten Austausch und „Wohlfühlcharakter“ (Hotel, Zeiten, Verpflegung,…) herstellen

-   Vertrauensbasis für offenere Kommunikation schaffen

-   Kommunikationskanäle strukturieren und aufzeigen

-   Zusammenarbeit der Untergruppen formen und für weitere Arbeit nach dem WS festigen

Workshop:

Aufbauend auf den Vorgesprächen lag der Fokus zu Beginn des Workshops auf der Herstellung von

gegenseitigem Vertrauen und Verständnis. Hierfür braucht es Informationen über die jeweiligen Gegenüber und auch Wissen über den Menschen hinter der Rolle und Aufgabe; kurz gesagt „wie tickt mein Gegenüber?“. Nach einer Methode zur Visualisierung der Firmenzugehörigkeit und einer Art Firmenlandschaft brachten moderierte

Gesprächsmethoden schnell einen sehr persönlichen Austausch der TN untereinander. Diese Phase wirkt auf den ersten Blick nebensächlich, stärkte aber die Vertrauensbasis. Ohne diese Vertrauensbasis wäre jede weitere Erarbeitung der Teamkommunikation nicht lange haltbar gewesen. Der gesamte Vormittag wurde dafür genutzt.

In der 2. Hälfte ging es in die Arbeitsthemen des Projektes hinein. Es wurden die vorgebrachten sachlichen Herausforderungen aus den E-Mails mit den entsprechenden Lösungsideen präsentiert. Der Übergang zum moderierten Projektmanagement startete. Entsprechend der Aufgaben und Rollenaufteilung im Projekt wurden drei Untergruppen gebildet. Von den Mediator*innen wurde ein fließender Übergang vom zwischenmenschlichen Kommunizieren hin zum   rein beruflichen Projektmanagement geführt. Der wichtigste Aspekt dieser 2. Phase war die Vorbereitung eines guten Transfers der erarbeiteten Vertrauens- und Kollaborationsbasis hinein in den späteren Projektalltag.

Am Ende des Workshops wurde entsprechend definiert und vereinbart, wie das im Workshop Erarbeitete in den weiteren Projektalltag einfließen soll. Zwei Monate später erfolgte ein Re-Check-Termin mit dem Auftraggeber, welcher den Erfolg des Workshops und den weiteren positiven Projektverlauf bestätigte.

• Das Setting war in diesem Fall von hoher Priorität, da die TN mit einem hohen Frustrationslevel und niedriger Erwartung in den Workshop kamen
• Die vorangegangene E-Mailabfrage war ein wichtiger Kanal vorab. Die Möglichkeit, gefragt zu werden und ohne Angst vor Konsequenzen (externe Mediatorin) Lösungsideen einbringen zu können, förderte zusätzlich die Motivation, trotz starker Probleme, proaktiv mitzuarbeiten
• Obwohl sich einige TN schon aus mehreren Projektzusammenarbeiten kannten, „kannten sie sich eigentlich nicht“. Der Vormittag war ein „absoluter Ice-Breaker für das Projekt“. Das „Bild der Firmenlandschaft“ gaben die meisten TN im Feedback als den Aha-Moment an, obwohl es natürlich Organigramme, etc. im Projekt gab
• Eine Transfersicherung ist das um und auf für Teamworkshops. Wird der Transfer zwischen Projektalltag und Workshop nicht professionell vorbereitet, gehen viele gut erarbeitete Schritte wieder verloren
• Ein späterer Re-Check-Termin hilft, die Transfersicherung zu überprüfen und zu verfestigen